Facture impayée : comment protéger votre entreprise ?

Quelles sont les conséquences d'une facture impayée pour votre entreprise ?

Des problèmes de trésorerie

La multiplication des factures impayées affecte votre trésorerie et peut mettre en danger votre cash-flow mensuel. 

Vous pourrez à votre tour être en difficulté de paiement vis-à-vis de vos propres fournisseurs. 

Le risque ultime d’une trésorerie mal gérée aboutit à une cessation de paiement 

Comment gérer les impayés ?

Une facture arrive à échéance et bascule dans la catégorie « impayé » ? Comment réagir face à une dette ? Plusieurs niveaux de réaction s’imposent pour obtenir le paiement sans nécessairement perdre le client. 

1.    Le recouvrement amiable des factures impayées

En préambule, rappelons que le délai légal de paiement entre professionnels est de 30 à 60 jours. Et que tout débiteur est tenu de régler sa dette à son créancier, comme le rappelle l’article 2284 du Code civil. Vous avez réalisé le travail et avez rempli vos obligations, votre client doit faire de même en s'acquittant de la facture. 

Première étape : lorsqu'un client ne paie pas, contactez-le pour signaler le retard dans le règlement de la facture. Une communication proactive suffit souvent pour gérer un simple oubli. 

Cette étape de conciliation préserve toute la relation commerciale avec le client. Un simple appel à votre interlocuteur ou un email de relance au service comptable résout de fréquents oublis de paiement 

Toutefois, la procédure amiable nécessite de conserver des traces écrites. Aussi une lettre de relance est bienvenue : 
●    effectuez des relances de facture régulières pour obtenir le paiement en précisant que vous avez réalisé pleinement la mission, que le client l’a approuvée ; 
●    fixez-vous un terme avant d’agir en justice ; 
●    proposez un échéancier de remboursement si votre client connaît des difficultés financières, qu’il a exposé lors d’un appel ; 
●    exigez éventuellement des pénalités de retard, voire des intérêts de retard, si cela est prévu sur la facture ou dans vos conditions générales de vente ; 
●    étudiez l’opportunité de réclamer le versement de l’indemnité forfaitaire ( 40 euros pour les professionnels).
  
Si les deux ou trois lettres de relance échouent, un courrier de mise en demeure s’impose. 
C’est la dernière phase avant la procédure judiciaire de recouvrement. Une mise en demeure s’adresse en courrier recommandé avec accusé de réception. Ce courrier reprend les éléments clés de l’affaire, afin de rendre incontestable le paiement de la facture : 
●    le montant de la dette réclamée,
●    la date de paiement échue, 
●    la mission accomplie ou la livraison de produits réalisée. 

2.    Le recouvrement judiciaire des factures

Pour agir devant un tribunal, la créance doit être certaine, liquide et exigible. 

Plusieurs actions en justice permettent de recouvrer des factures, voire des dommages et intérêts : 
●    injonction de payer : action simple et non contradictoire, après l’échec d’une procédure amiable de recouvrement. Le tribunal n’intervient pas sur le fond du dossier et délivre un titre exécutoire, qui permet à un commissaire de justice (ex-huissier de justice) de procéder à une saisie pour obtenir le paiement. L’injonction de payer est utile seulement si le débiteur ne conteste pas la facture. 
●    référé provision : procédure d’urgence, contradictoire et orale devant le tribunal, pour obtenir le versement de tout ou partie de la facture, qui doit être incontestable.
●    assignation en paiement : action contradictoire longue. En général, le tribunal examine la réalité de la facture, la mission réalisée, les défauts éventuels invoqués dans la réalisation, les arguments du débiteur pour ne pas payer, etc. 

Bon à savoir : 
Il existe une procédure de recouvrement des petites créances (inférieures à 5 000 euros) directement par le commissaire de justice. 

La loi Sapin 2 du 9 décembre 2016 renforce les sanctions pour retard de paiement, avec des amendes pouvant atteindre 2 millions d’euros. La loi PACTE du 22 mai 2019 renforce les sanctions à l'encontre de la notoriété : publication dans la presse, publication sur le site de la DGCCRF. 

Quand envisager des mesures légales pour récupérer une facture impayée ? 

Toutes les actions judiciaires ne présentent pas le même coût, ni les mêmes modalités. Par exemple, l’injonction de payer est gratuite : seuls les frais de greffe et les frais de commissaire de justice sont à prévoir. Certains chefs d’entreprise mettent un point d’honneur à agir en justice pour obtenir le paiement de toute facture. 

Le choix dépend en premier lieu du montant de la facture impayée. Cela détermine également la nécessité de faire appel à un avocat. La décision dépend aussi de votre organisation interne : avez-vous le temps et l’envie de piloter la gestion de chaque impayé ? 

Le recours à un cabinet d’avocats est obligatoire pour une assignation en justice ou une injonction de payer une dette d’un montant supérieur à 10 000 euros. Optez pour un avocat spécialisé en recouvrement de créances. 

Le délai pour agir dépend de la qualité de votre client débiteur : particulier ou professionnel. La Cour de cassation estime que le point de départ du délai de 2 ans pour agir en paiement d’une facture contre un consommateur est le jour de l’achèvement des travaux ou de l’exécution de la prestation et non pas le jour de l’établissement de la facture. 

En revanche, un créancier dispose de 5 ans pour agir à l’encontre d’un professionnel défaillant. 

Avantages et précautions à prendre avec une agence de recouvrement

Des agences de recouvrement professionnelles prennent en charge le paiement de vos factures. Avant de leur déléguer le recouvrement, vérifiez l’expertise et les méthodes employées. Vous devez alors réfléchir aux relations futures avec le client, qui peut ne pas apprécier d’être contacté par une agence de recouvrement. 

Signez un contrat clair notamment sur les frais à votre charge et sur la protection des données personnelles de vos clients et la confidentialité. Vous n’êtes pas en charge des procédures mais devez suivre étroitement les actions engagées pour éviter toute pratique abusive. 

3.    La déduction fiscale des factures impayées

N’oubliez pas en fin d’année de provisionner le montant de la facture impayée, afin de ne pas être imposé dessus ! Pour ce faire, la créance doit être clairement identifiée et le risque de défaut de paiement réel. 

Si votre débiteur conteste le bien-fondé de la facture, vous optez pour une provision pour créance litigieuse. Gardez tous les justificatifs de relance, mise en demeure, actions en cas de contrôle de l’administration fiscale. 

Comment éviter les impayés ?

La meilleure solution pour tout dirigeant est encore de limiter le nombre de factures impayées. Pour cela, vous devez d’abord identifier la cause du défaut de paiement. 

Quelles sont les causes les plus courantes des factures impayées ? 

La première cause est tout simplement l’oubli du client ! Problème d’organisation interne, facture non transmise au service comptabilité par les équipes opérationnelles, etc. Ce n’est pas grave et un simple appel ou email permet de régler la situation sans perdre le client. 

Autre cause fréquente : votre client n’a pas compris vos conditions de paiement. Par exemple, il est habitué à régler à 60 jours ses factures fournisseurs et n’a pas noté que vous imposez un règlement à 30 jours. La mauvaise communication des conditions de paiement n’est pas une cause grave et peut trouver une solution facilement. 

Une cause plus inquiétante : votre client souffre de problèmes de trésorerie. Il ne dispose pas des liquidités nécessaires pour payer votre facture. Malheureusement, ce n’est pas à votre entreprise, le créancier, de supporter les problèmes de cash de votre débiteur ! 

Enfin, la dernière cause (et la plus grave) concerne le litige commercial : votre client ne règle pas la facture car il est insatisfait de votre prestation de services ou de la livraison du produit acheté. Le traitement de ce litige ne relève alors pas exclusivement des finances de votre client. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour établir des conditions de paiement solides ? 

Définir une politique de paiement claire 

Dès la création d’entreprise, vous devez définir une politique de paiement claire et transparente. Vérifiez les mentions obligatoires ou facultatives sur vos devis, contrats et factures pour vous prémunir contre les factures impayées. 

Exigez de vos clients un contrat signé ou un devis signé avec versement d’un acompte à la signature. 

Prévoyez des options de paiement flexibles pour vos clients :
●    paiement en plusieurs fois pour les missions longues, 
●    paiement en fin de mois pour les missions récurrentes, 
●    affacturage. 

C’est toute votre gestion comptable et financière qui doit reposer sur une trésorerie bien pilotée. 

Évaluer le risque client 

Pour tout nouveau client, aussi prestigieux ou intéressant soit-il, vous mettez en place quelques vérifications : 
●    Quels sont ses antécédents financiers ? Consultation des comptes publiés, articles de presse, notation, etc. Vous pouvez utiliser des agences de notation de crédit pour les clients importants. 
●    Quelle limite de crédit adopter ? En fonction du risque de défaillance, vous ajustez votre ligne de crédit. 

Certaines personnes sont de mauvais payeurs. La dette fait partie de leur mode de vie. Ils attendent la 3e lettre de relance et contestent alors le bien livré ou la prestation réalisée. Bien informés sur le fonctionnement de la justice et le droit, ils les utilisent pour optimiser leur trésorerie. Bref, ces débiteurs professionnels sont à fuir ! 

S’équiper des logiciels de gestion des factures adaptés

Aujourd’hui, de nombreux processus sont automatisés : 
●    alerte à la date de paiement de chaque facture et suivi des paiements ; 
●    relance automatique personnalisée des factures impayées ; 
●    gestion centralisée des données clients et de l’historique des paiements. 

Au moment de choisir votre solution de facturation, de comptabilité ou votre solution de paiement, ne négligez pas ce point : tôt ou tard, les entreprises font face à une facture impayée. 

Et si vous profitiez de la mise en place de la facture électronique pour adopter les bons outils ?   

Éviter de nouvelles factures impayées

Toute expérience fait progresser un entrepreneur. Après une facture impayée qui se termine en perte, vous apprendrez à sélectionner avec rigueur vos clients. Vous mettrez en place une évaluation continue de leur solvabilité. 

Vous instaurez des politiques strictes de paiement et de crédit. Vous automatisez les relances et les procédures amiables voire judiciaires. 

N’attendez pas la fin du trimestre ou la fin de l’année et le bilan avec votre expert-comptable pour réagir. Les bons outils de gestion vous donnent accès à un tableau de bord de l’activité, dans lequel la trésorerie a une part importante. Dès que le poste client est dans le rouge, réagissez ! 

Surtout, vous apprendrez à ne jamais dépendre d’un seul client en diversifiant vos sources de revenus. L’indépendance est la clé de la liberté et du succès de l’entreprise, qui va bien au-delà de la gestion d’une faute impayée.