Comment améliorer sa gestion comptable et financière

Qu’est-ce que la gestion comptable et quel est son but ?

La comptabilité est un terme qui désigne les règles, procédures et techniques utilisées pour générer les informations financières d’une entreprise à travers des processus normalisés. Toutes les entreprises doivent rendre compte de leur activité en produisant et en transmettant des états financiers aux administrations dédiées. Bilan, compte de résultat… Ces documents établis par un expert comptable donnent des informations sur l’état de santé de l’entreprise au cours d’une période donnée (appelée exercice comptable).

Pour les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs, les démarches se trouvent simplifiées. En effet, ceux-ci n’ont pas de  bilan comptable (l’un des documents financiers qui composent les comptes annuels de l’entreprise) à présenter. Mais même dans ce cas, la mise en place de tableaux de suivi de l’activité tenus régulièrement à jour est vivement conseillée.

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la tenue de la comptabilité permet notamment d’établir son résultat fiscal et son bénéfice imposable, ainsi que les montants de la TVA pour les entreprises qui y sont assujetties.  En règle générale, ces tâches sont assurées par le dirigeant et un expert-comptable externe dans les petites et moyennes entreprises (TPE et PME). Les grandes entreprises, elles, s’appuient sur des équipes et un service comptable dédiés.

Pourquoi ne pas réduire la comptabilité à un simple alignement de chiffres ?

Création de devis, émission de factures, rapprochement des transactions, paiement des fournisseurs et des salariés, suivi et remboursement des notes de frais, calcul des échéances de TVA… Tenir sa comptabilité à jour est une tâche qui peut paraitre fastidieuse et chronophage. Bien réalisée, c'est à dire avec rigueur et organisation, une comptabilité régulièrement réalisée est un outil de pilotage de l’activité.

Une fois par an, l’édition du bilan, en coordination avec l’expert-comptable, est une phase importante :

Comment l’activité a-t-elle évolué ?
La rentabilité est-elle au rendez-vous ?
Comment évoluent mes postes clients et fournisseurs, ma trésorerie ?
Est-ce qu’il y a des risques identifiés ?

C’est un moment important pour prendre du recul sur l’activité et avec ses partenaires. “Un entrepreneur a tout intérêt à déléguer tout ce qui est à faible valeur ajoutée dans la comptabilité, pour ne garder sous les yeux que ce qui peut faire que son entreprise mette la clé sous la porte”, explique Clément Mauguet, co-fondateur d’Agicap, une entreprise lyonnaise qui édite des outils de gestion de trésorerie.
En effet, la comptabilité n’est pas seulement une contrainte réglementaire : c’est à la fois une base et un levier de pilotage de l’entreprise. Tenir ses comptes à jour, c’est disposer des bons outils pour mieux anticiper et gérer l’activité de son entreprise. Qu’il s’agisse d’optimiser sa trésorerie, d’anticiper ses besoins en fonds de roulement (BFR) ou d’organiser la croissance de son activité. Un indispensable pour tout dirigeant ! “Il convient de garder un œil sur ses soldes de banque, de savoir ce qui va entrer ou sortir à horizon de deux semaines ou un mois, afin d’être toujours dans l’anticipation et de ne pas se laisser surprendre par des événements imprévus”, ajoute Clément Mauguet.

Quelles sont les solutions facilitant la gestion comptable d’une entreprise ?

Un certain nombre de bonnes pratiques permettent de faciliter la gestion comptable d’une entreprise. C’est notamment le cas si vous :

• tenez votre comptabilité régulièrement à jour ;
• mettez en place des prélèvements automatiques quand cela est possible ;
• établissez un prévisionnel pour anticiper vos besoins de trésorerie ;
• surveillez votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement) ;
• adoptez des outils d’automatisation de la comptabilité ;
• créez des tableaux de bord personnalisés ;
• utilisez des logiciels dédiés à la comptabilité ;
• vous entourez d’un expert-comptable de confiance ;
• optimisez la gestion des notes de frais.

“Pour commencer, nous recommandons a minima d’avoir une vue rapide sur sa trésorerie, en faisant un premier recensement de ses coûts, pour connaître les grandes masses des dépenses de l’entreprise, sans pour autant créer une usine à gaz. En faisant des points réguliers dessus, on peut voir ce qui augmente et trier ce qui relève des dépenses essentielles ou non : ce sera utile le jour où l’activité ira un peu moins bien”, explique le co-fondateur d’Agicap.

Banque et service comptable : un nouveau modèle de gestion d’entreprise

De plus en plus, les banques, et les néo-banques destinées aux clients professionnels intègrent directement à leurs offres des services et outils permettant de faciliter la gestion comptable et les échanges d’informations avec les services comptables et/ou les cabinets d’expertise comptable : 

• catégorisation automatique des dépenses, 
• rapprochement des transactions, 
• outils de facturation et de prévision de trésorerie, 
• API* permettant le partage de données bancaires de façon sécurisée,
• outils de prévision de trésorerie, 
• pré-comptabilité, etc. 

Il peut être judicieux d’ouvrir un compte auprès d’une banque qui connaît les besoins des créateurs d’entreprise et dispose d’une offre complète de produits et services car, comme le comptable, la banque doit être un véritable partenaire. 

* API : Il s’agit d’une solution logicielle qui permet à deux applications de communiquer entre elle