Facture électronique : comprendre la nouvelle réglementation

Quelle est la définition d’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée. 

Pour assurer sa validité, elle comporte impérativement un socle de données structurées. La facture électronique impose une authenticité de l’émetteur, une garantie de l’intégrité du contenu et une lisibilité sur tous supports. 

Elle est donc plus formalisée qu’une facture papier ou qu’une facture au format PDF adressée par email. La facture électronique est bien plus qu’une simple facture dématérialisée.  

L'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit également la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation a notamment pour objectif de renforcer la compétitivité des entreprises.

Quels enjeux pour la facturation électronique ?

L’évolution de la facturation électronique pour les entreprises répond à plusieurs objectifs : 
●    faciliter les déclarations de TVA et la vie administrative des entreprises ; 
●    identifier en temps réel l’activité réalisée en France, grâce à une solution globale d'identification de flux de factures ; 
●    réduire les coûts de traitement et de contrôle pour l'administration fiscale ; 
●    lutter contre la fraude fiscale, principalement la fraude à la TVA, principale recette de l’État. 

Quels sont les avantages de la facture électronique par rapport à la facture papier ?

Les entreprises n’ont d’autres choix que d'intégrer la facturation électronique dans leurs processus. Le cadre réglementaire impose cette nouvelle solution de gestion. 

Au-delà de l’obligation légale, des avantages importants apparaissent comme : 
●    le gain de temps ;  
●    une fiabilité accrue par la réduction des risques de fraudes et d’erreurs ; 
●    un impact positif sur l'environnement ; 
●    des économies en termes de conservation des documents et de pilotage de l’activité. 

Quelles entreprises devront utiliser la facture électronique ?

La facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA établies en France. 

Attention, assujetti et redevable sont deux notions différentes ! Un micro-entrepreneur est assujetti à la TVA mais il n’est pas redevable de la TVA lorsqu’il exerce en franchise de TVA. 

Une entreprise facturant à la fois des clients particuliers et des entreprises devra émettre des factures électroniques et transmettre les données à l’administration fiscale.

Quelles opérations sont exclues ? 

Le dispositif de facturation électronique exclut certaines opérations : 
●    les transactions internationales ; 
●    les transactions intracommunautaires ; 
●    les transactions à destination de particuliers (commerce BtoC) ; 
●    les opérations réalisées dans certains secteurs d’activité (enseignement, immobilier, associations, banque, finance, assurance, santé). 

En revanche, l’entreprise qui réalise de telles opérations reste soumise à l'obligation de transmettre les données à l'administration (e-reporting). Ainsi, les assujettis non redevables de la TVA (micro-entrepreneurs et personnes morales en franchise en base de TVA) ont l’obligation de transmettre les informations pour que l’administration contrôle le franchissement des seuils.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la facture électronique ? 

Ne pas émettre une facture électronique, lorsque le cadre légal rend cela obligatoire, entraîne l’application d’une amende de 15 euros par facture (plafonnée à 15 000 euros par année civile). 

L’absence de reporting auprès de l'administration entraîne une amende de 250 euros avec le même plafond annuel.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

L'article 289 du Code général des impôts (CGI) prévoit 2 modalités différentes de gestion des flux de factures : accès direct au portail public de facturation (PPF) ou accès via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Accès direct au Portail public de facturation (PPF)

Une facture électronique ne s'échange plus directement entre l’émetteur et son client. Elle transite obligatoirement par une plateforme nationale : le PPF. Cela bouleverse les habitudes de gestion des factures de l’entreprise. 

Le PPF joue un rôle d’intermédiaire centralisateur de la facturation électronique et fournit en même temps les données à l'administration fiscale. 

Certaines entreprises, qui ont déjà l'habitude de travailler directement avec Chorus Pro, le portail public de facturation pour les marchés conclus avec l’Etat et ses sous-traitants, seront opérationnelles rapidement avec ce système. 

Accès par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Les plateformes de dématérialisation partenaires ou PDP assurent l’envoi des factures, la transmission aux plateformes destinataires et l’extraction des données requises pour l'administration. 

Elles seront utiles aux entreprises disposant d’un format non pris en charge comme l’EDI (échange de données informatisé). 

À noter, seules les PDP immatriculées auprès de l’administration fiscale peuvent réaliser ces opérations. L’immatriculation est délivrée pour une durée de 3 ans renouvelable. 

Quel est le rôle des opérateurs de dématérialisation ? Ces opérateurs se positionnent entre l’émetteur ou le destinateur de la facture électronique et la PDP ou le PPF. Ils offrent aux entreprises des services complémentaires de dématérialisation de facture, comme par exemple, des services d’OCR (numérisation automatique des factures papier), de collecte des factures, de gestion des paiements ou encore d’encaissement des factures dans le respect des formats électroniques acceptés par les plateformes. À n’en pas douter, la plupart de ces solutions seront proposées par les éditeurs des logiciels comptable, d’ERP, de gestion commerciale ou de pré-comptabilité.

Quel est le calendrier de mise en place de la réforme sur la facture électronique ?

Le 28 juillet 2023, le ministère de l’Économie et des Finances a annoncé "reporter l’entrée en vigueur du dispositif afin donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie". La date du report devrait être décidée et annoncée lors des travaux d’adoption de la loi de finances 2024.

Le calendrier initial prévoyait que toutes les entreprises établies en France aient l'obligation d’accepter les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. 
A noter, l’obligation d’émettre des factures électroniques doit s’étendre progressivement à toutes les entreprises en fonction de leur taille. Le calendrier initial n'est plus valable et sera mis à jour. Pour rappel, il était prévu au départ trois échéances : 
●    le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
●    le 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ; 
●    le 1er janvier 2026 pour les TPE et PME (petites et moyennes entreprises), y compris les micro-entreprises. 

Quelles règles seront applicables en matière de facture électronique ?

Le portail public de facturation a retenu 3 formats de facture électronique : UBL, CII, Factur-X.

Une facture électronique comporte 24 éléments obligatoires (numéro SIREN, date, numéro de facture, montant, etc.) et des éléments recommandés ou non structurés. 

Au-delà de l’intégrité et de l’authenticité de la facture, sa conservation sera assurée pendant le délai légal adéquat.  
En pratique, l’entreprise fournit les données de facturation selon un certain format à la plateforme. Celle-ci gère l’émission de la facture officielle et l’envoie au client, au nom du fournisseur. Un minimum d’échanges s’effectuera pour ne pas ralentir le paiement des factures. 

La complexité viendra de la multiplication de formats et des solutions. La concentration des flux de factures électroniques sera complexe au début, notamment pour des raisons culturelles et techniques. Les solutions devront assurer l’interopérabilité entre les différentes plateformes. 

Les partenaires assurent la sécurité et la confidentialité des données de facturation électronique. L’entreprise n’a donc pas à investir dans des procédés particuliers. 

L’administration fiscale valide et immatricule chaque plateforme PDP, à partir d’un dossier complet de candidature. Des garanties suffisantes sont à apporter pour montrer la capacité du PDP à accomplir les fonctionnalités nécessaires. Elle vérifie notamment la capacité à gérer les flux de factures vers Chorus Pro. 

*Bercy a décidé de reporter l'entrée en vigueur du dispositif prévu le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l'économie. 

Par Sarah de Gouyon Matignon (Les Echos Publishing)