Création d'entreprise : étudier le cadre réglementaire

Lois, directives, normes, autorisations administratives, réglementations spécifiques, obligations... Les règles qui encadrent l’exercice d’une activité professionnelle sont nombreuses. Les connaître avant même de débuter la création de votre entreprise vous permettra de vous y conformer. Vous pourrez ainsi agir en toute légalité sans vous exposer à des amendes éventuelles, voire à une fermeture en cas de contrôle. Créer une entreprise conformément au dispositif réglementaire en vigueur permettra en plus de maintenir la confiance de votre clientèle sur le long terme.

Étude du cadre réglementaire : quels sont les points importants à retenir ?

Vous prévoyez de lancer une entreprise dans un secteur avec des activités réglementées ? En tant que porteur du projet, vous êtes tenu de connaître la législation en vigueur et de la respecter. L’étude de l’environnement réglementaire au sein duquel vous souhaitez exercer constitue donc une étape incontournable à la création de votre entreprise. Elle doit être réalisée bien en amont du lancement. C’est d’ailleurs ce que conseille Adil Maldou, consultant formateur pour la BGE Nièvre Yonne, une structure d’aide à la création d’entreprise : « Nous abordons le sujet avec les entrepreneurs lors de l'analyse PESTEL qui permet d’étudier tous les facteurs macro-environnementaux qui peuvent influencer positivement ou négativement une entreprise. Cela aura forcément une incidence sur le projet, que ce soit en termes de budget, de planning, mais aussi sur les activités même de l’entreprise ».

La réglementation peut avoir un impact financier important sur votre projet : c’est le cas par exemple des travaux d’adaptation aux normes ERP (Etablissement Recevant du Public) qui définissent certaines exigences notamment en termes de sécurité, d’incendie ou d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Tous les coûts de mise en conformité devront être ainsi inclus dans votre plan de financement. Le calendrier de la création de votre entreprise sera tributaire des délais nécessaires pour obtenir toutes les autorisations indispensables à la mise en place du projet. Autant de raisons de les anticiper.

Connaître les conditions nécessaires à l’exercice du métier

Premier point crucial à étudier : les conditions d’accès. Pour pouvoir exercer une profession ou activité dite « réglementée », vous devez répondre à des exigences précises. Il peut s’agir :

• d'une condition de diplôme (métiers de la santé, métiers du droit)
• d’expérience professionnelle (métiers du bâtiment, de l’esthétique, etc.) ou de suivi d’une formation préalable (débit de boissons, etc.)
• de conditions d’assurance (application de produits phytopharmaceutiques, agent de sécurité, etc.)
• de conditions d’âge (auto-école, débit de tabac, etc.)
• de conditions d’honorabilité professionnelle (taxi, VTC, etc.)

Une fois les conditions d’accès réunies, vous devez également respecter les conditions d’exercice du métier :

• formation continue (agent immobilier, professionnel de santé, etc.)
• tenue de registre (brocanteur, garde d’animaux, etc.)
• déclaration (de détention de métaux précieux, de préparation de denrées d’origine animale, etc.)
• condition de transmission d’informations aux services de l’État (organisme de formation professionnelle, service à la personne, etc.)
• règles à respecter au niveau du local servant de lieu d’exploitation
• règles à respecter en matière de vente
• règles en matière d’affichage des prix et des informations de vente
• règles de facturation et de paiement
• règles en matière d’assurance professionnelle (assurance Responsabilité Civile, garantie décennale pour les entreprises de bâtiment…

Ces conditions d’accès doivent bien entendu être obligatoirement remplies avant le début de la mise en activité, notamment parce qu’elles sont exigées pour la délivrance de l’immatriculation de l’entreprise. Samir Zebrag, cofondateur de Oscare, une solution e-santé permettant de digitaliser les différentes étapes de l'éducation thérapeutique du patient raconte : « Nous avons dû par exemple passer par un hébergeur certifié HDS, qui garantit que les données personnelles de santé collectées sont hébergées dans des conditions de sécurité adaptées à leur criticité ».

Les sources d’information pour les professions réglementées

Il n’existe pas à proprement parler de liste exhaustive des professions réglementées, présentes dans un très grand nombre de secteurs d’activité. Dès lors, comment savoir quelles règles s’appliquent au sein du secteur dans lequel vous prévoyez de travailler ?

En plus des instances professionnelles régissant la profession concernée, qui seront en mesure de vous délivrer les informations dont vous avez besoin, vous pourrez trouver :

• une base de données des professions réglementées au niveau européen sur le site de la Commission européenne ;
• le décret n° 2019-381 du 29 avril 2019 fixant la liste des professions mentionnées au I de l'article 7 de l'ordonnance n° 2016-1809 du 22 décembre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles de professions réglementées ;
• une liste proposée par le site Legalstart ;
• un annuaire accessible sur le site de Bpifrance Création ;
• une liste des activités artisanales réglementées, soumises à obligation de qualification professionnelle a été publiée par l’organisme de formation WikiCréa ;
• une liste non exhaustive sur le site du greffe du tribunal de commerce de Paris.

Où trouver les réglementations et législations applicables ?

En dehors des conditions d’exercice des professions réglementées, il est nécessaire de se renseigner sur la législation propre à chaque secteur d’activité. Assurances obligatoires, règles de facturation, affichage des prix… Tous ces aspects sont à prendre en compte pour rentrer dans les normes.

Pour plus de précisions, vous pouvez vous tourner vers :

• la chambre de commerces et d’industries (CCI) dont dépend votre entreprise ;
• le centre de formalités des entreprises ;
• la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF)

Il existe par ailleurs un certain nombre de réglementations transverses qu’il s’agit d’appliquer comme :

• la réglementation en faveur du développement durable pour les entreprises
• le traitement relatif aux informations sur les clients sur lequel veille la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) à travers le RGPD.

Pour se montrer conforme au RGPD, Samir Zebraq, cofondateur de Oscare, doit se plier à des obligations liées au traitement des données personnelles, comme l’AIPD (Analyse d'Impact à la Protection des Données) par exemple : « Nous sommes obligés de faire, une à deux fois par an, une analyse d’impact relative à la protection des données, c’est-à-dire une évaluation comparative du système de traitement avec les principes et droits fondamentaux, mais aussi une étude des risques sur la sécurité des données », explique-t-il.

Normes et accréditations

Les normes permettent de garantir au client la qualité du produit fini et le respect des processus de fabrication. Il en existe deux types :

• les normes réglementaires qui relèvent des pouvoirs publics et sont d’application obligatoire : un four électrique doit ainsi être conforme aux règles de sécurité définies dans la norme NF EN 60335-2-6 ;
• les normes volontaires qui sont encadrées par des instituts de normalisation comme l’AFNOR : la norme NF ISO 7304-1 pour la qualité culinaire des pâtes, par exemple.

Ces normes volontaires ont pour objectif d’établir un cadre de référence avec des prescriptions techniques ou qualitatives concernant des produits, services ou pratiques. Elles sont déterminées par les professionnels et les utilisateurs. Vous y conformer vous permettra de vous différencier de vos concurrents et de donner confiance au client final. Les certifications, qui assurent un niveau de qualité permanent sont aussi préconisées pour attester de la qualité, que ce soit d’un produit, d’un processus, d’une prestation ou d’un service. Par exemple, la certification Ecolabel européen - Papier hygiénique, papier absorbants ménagers cuisine et autres produits en papier absorbant à usage domestique - distingue des produits de qualité plus respectueux de l’environnement.

Selon Adil Maldou, consultant formateur pour la BGE Nièvre Yonne, « nous conseillons aux créateurs d’entreprise de se concentrer sur les réglementations obligatoires, ce qui demande déjà beaucoup de travail.  Mais il faut aussi prévoir dès le départ dans son plan de développement les conformités à des normes qui pourraient apporter un plus à la qualité des produits ou aux services proposés par l’entreprise ».

Faire du cadre réglementaire une opportunité

Aussi complexe qu’elle soit, l’étude de l’environnement réglementaire lors de la création d’une entreprise est inéluctable. Autant rester positif et motivé car elle sert l’objectif entrepreneurial.  D’autant que « plus il y a de barrières à l’entrée, plus l’entreprise va être pérenne car cela dissuade beaucoup de potentiels concurrents », souligne Adil Maldou.

Le travail de veille est également indispensable pour vous permettre d’anticiper les changements liés à la réglementation auxquels vous allez devoir vous conformer.   De nombreux prestataires proposent d’ailleurs des veilles automatiques réglementaires sur la législation de votre secteur. Ces changements peuvent représenter une menace mais aussi une véritable opportunité pour votre entreprise, à condition d’être suffisamment préparé. Concrètement, il est possible de prévoir des veilles réglementaires régulières « soit à des échéances connues comme le 1er janvier, le 1er juillet… soit en s’abonnant à des newsletters comme celles de Bercy infos sur les sujets fiscaux, celles des Chambres de commerce et d’industrie, des Régions, etc. » explique Adil Madlou.

Si vous n’êtes pas très familier avec les textes juridiques, n’hésitez pas à vous adresser auprès des spécialistes comme des avocats ou des conseillers juridiques. « Pour la création de notre société, nous avons fait appel à un avocat spécialisé, ce qui a permis d’être conforme à la réglementation et donc de rassurer clients et partenaires, précise Samir Zebrag. Depuis, nous maintenons des rendez-vous trimestriels pour être en phase avec les évolutions réglementaires ».