Réussir le recrutement de son premier salarié

Comment embaucher son premier salarié ? 

La décision de recrutement impose de répondre au timing, aux besoins, aux modalités d’embauche et aux aides disponibles. 

Quand embaucher un premier salarié ?

Pour toute entreprise, l'embauche d'un premier salarié se prépare. Il n’est pas facile de connaître le bon moment pour recruter un premier salarié. Trop tôt, le risque pour l'employeur est de ne pas pouvoir proposer de rémunération correspondant au niveau de formation ou d'expérience du candidat, et de ne pas parvenir à pérenniser le poste. Trop tard, l'entrepreneur court le risque de s'épuiser en gérant seul tous les aspects du développement de son activité.

Parfois, recruter un salarié impose un changement de régime social ou fiscal. Par exemple, lors de la création d’entreprise, le statut de micro-entrepreneur semblait idéal ! Mais il ne permet pas d’embaucher un salarié. Il convient alors d’opter pour le régime réel de l’entreprise individuelle (EI). 

Remarque : 
Il existe des alternatives à l’embauche du premier salarié pour les entreprises qui craignent de se lancer :
●    recourir à des freelances ; 
●    embaucher un jeune en alternance pour le former tout en étant épaulé ; 
●    sous-traiter une partie de son activité pour développer l’essentiel. Par exemple, confier la gestion administrative et financière à un expert-comptable pour conserver le pilotage du développement opérationnel. 

Bien évaluer le besoin en recrutement

Avant de lancer ce premier recrutement, il est essentiel de faire le point sur le besoin de l'entreprise : 
●    Quelles sont les missions à confier à cette recrue ?  
●    Quelles sont les compétences nécessaires, le profil et l’expérience ?  
●    Quelle durée du contrat ? Cela va déterminer si l’on s’oriente vers un CDI - contrat de travail à durée indéterminée ou un CDD - contrat de travail à durée déterminée 
●    Quel mode de travail est envisageable (nombre de journée en télétravail notamment) ? 
●    Quelle rémunération proposer, en phase avec la rentabilité de l’entreprise ?  

Cette clarification est essentielle pour bien cibler les candidatures, sélectionner les candidats et se préparer à son premier entretien d'embauche. Un candidat questionne souvent sur l’avenir et les perspectives d’évolution à moyen terme. De plus en plus souvent, un futur salarié cherche à identifier les valeurs portées par son employeur pour les partager. Le chef d’entreprise doit être en mesure d’expliquer avec conviction sa vision, ses valeurs, sa mission.  

Remarque
Le premier salarié recruté occupe très souvent un poste de développement commercial. Son employeur peut donc prévoir une rémunération comprenant un mix fixe et variable, qui contribue à motiver cet opérationnel sur les résultats de l'entreprise. Selon l’activité exercée et le cycle de vente, il faut un temps plus ou moins long avant de signer un contrat. Le dirigeant doit l’anticiper dans la rémunération, dans l’évaluation du salarié et dans la rentabilité du projet d’entreprise. 

Déposer une offre d'emploi

Le recrutement peut se faire : 
●    par annonce, relayée sur les réseaux sociaux de l'entrepreneur et de l'entreprise, 
●    avec l'aide d'un cabinet de recrutement, 
●    en faisant appel à son réseau professionnel (pairs, prestataires, anciens camarades d'études, etc.). 

L'offre d'emploi doit être claire et résumer de façon succincte les éléments clés liés au poste proposé : missions, responsabilités, processus de recrutement envisagé. 

L'employeur peut également mettre en avant des éléments d'attractivité du poste tels que la possibilité de faire du télétravail, une offre de santé particulièrement riche, le droit à des titres-restaurant, etc.

Remarque : faut-il indiquer la rémunération envisagée dans une offre d'emploi ? Légalement, le recruteur n'y est pas tenu ; pourtant, il s'agit d'une attente forte des candidats. Les responsables de ressources humaines sont souvent opposés à cette information pour ne pas décevoir les collaborateurs déjà en poste, se laisser une flexibilité par rapport au profil du candidat et éviter de dévoiler sa grille de salaire à la concurrence. Afficher la rémunération ou, a minima, une fourchette, est un élément différenciant pour attirer les meilleurs talents. 

Quelles sont les aides à l’embauche pour un premier salarié ?

L'employeur peut bénéficier de différentes aides à l’embauche des salariés, en fonction de la situation de la personne recrutée (personne en recherche d’emploi, jeune ou senior, etc.) ou de son entreprise (Jeune entreprise innovante, entreprise implantée en ZFU - zone franche urbaine, etc.). 

Des exonérations de cotisations sociales existent, notamment pour les salaires inférieurs à 1,6 Smic. Cette réduction générale des cotisations patronales (autrefois appelée réduction Fillon) concerne donc les salaires inférieurs à 2 734,85 € au 1er janvier 2023). 

Quelles sont les formalités d’embauche du premier salarié ?  

Pour l'employeur, certaines démarches sont obligatoires dès la première embauche : rédiger un contrat de travail, devenir un employeur aux yeux des organismes publics, effectuer toutes les formalités administratives liées à l’embauche d’un premier salarié.

Comment rédiger un contrat de travail ?

Comme pour tout recrutement, il faudra rédiger un contrat de travail écrit, que ce soit pour un CDI ou un CDD. Le contrat de travail reprend tous les éléments essentiels de la mission tels que : 
●    la période d'essai (durée et renouvellement éventuel),
●    les missions du poste (descriptif des principales missions, qualification) 
●    les modalités de travail (horaires, lieux d’exercice, télétravail, mobilité)
●    la rémunération (salaire brut mensuel, avantages, variable, primes) 
●    le droit aux congés, 
●    clause éventuelle de non-concurrence, etc. 

Le contrat de travail doit être établi et signé dans les 48 heures suivant l'arrivée du salarié.

Des spécificités existent pour certains contrats de travail comme le CDD, le contrat à temps partiel, le contrat aidé, etc. Il en va de même pour certaines personnes : embauche d’un mineur ou d’une personne de nationalité autre qu’européenne. 

Dans le cadre de l'embauche, l'employeur est en droit de demander certains documents comme un RIB, une copie de la pièce d’identité et de la carte vitale, etc. 

Quelles formalités administratives à l'embauche sont obligatoires ? 

L'employeur doit également réaliser les formalités d’embauche auprès de l’Urssaf avec notamment la DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Pour ce faire, l'employeur doit ouvrir un compte auprès de l'Urssaf, puis effectuer la déclaration préalable à l'embauche au bon moment : au plus tôt 8 jours avant l’embauche, au plus tard au moment de l’arrivée du salarié. Cette déclaration peut s’effectuer par voie électronique. 

Directement via la DPAE, l'entreprise peut également s'affilier auprès de Pôle Emploi (au maximum dans les 2 mois suivant la première embauche) et demander une immatriculation en tant qu’employeur auprès de la Sécurité sociale (au maximum dans les 8 jours suivant la première embauche).

Lors de la première embauche, l’entreprise doit également :
●    s’inscrire auprès d’une caisse de retraite ; 
●    s’inscrire auprès d’un service de médecine du travail pour prévoir la visite d’information et de prévention (VIP) ainsi que la fiche d’entreprise avec les risques spécifiques à l’activité ;
●    informer l’inspection du travail de cette première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception ; 
●    affilier son employé auprès d’un organisme de retraite complémentaire, de protection sociale (mutuelle et prévoyance) - le choix est libre mais pas le niveau minimum de protection. Ces contrats collectifs s’accompagnent d’une documentation obligatoire, notamment la DUE (décision unilatérale de l'employeur). 

En complément, le dirigeant et désormais employeur mettra en place : 
●    le registre unique du personnel avec la liste des salariés, des postes occupés, des dates d’entrée et de sortie, les numéros d’autorisation de travail pour les étrangers ; 
●    l’affichage des informations obligatoires ou sa diffusion, notamment les coordonnées de l’inspection et de la médecine du travail, les consignes de sécurité, le numéro de la convention collective applicable, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), les informations relatives à la prévention contre le harcèlement et à la lutte contre les discriminations, l'interdiction de fumer dans les locaux, etc. 

Comment déclarer un premier salarié ?

Après la déclaration d’embauche, le chef d’entreprise doit s’acquitter des formalités récurrentes comme la réalisation d’un bulletin de paie mensuel, les déclarations et le paiement des cotisations sociales, etc. 
Pour simplifier la gestion des premiers salariés, les entreprises peuvent s'inscrire au TESE (Titre emploi service entreprise). Ainsi, l’Urssaf réalise pour elles les fiches de paie et les formalités diverses, et ce jusqu’à 5 salariés. Une seule déclaration en ligne pour tous les organismes de protection sociale et l’administration fiscale, un seul paiement. En outre, les services du TESE réalisent les déclarations sociales annuelles obligatoires et délivrent les documents nécessaires. 
Les obligations administratives et fiscales liées à l’emploi sont complexes. Les entrepreneurs ont rarement la disponibilité et les compétences nécessaires. Ils peuvent alors déléguer cette gestion sociale à un expert-comptable, au moins pour le premier salarié. C’est l’assurance d’établir des bulletins de salaire corrects et d'être en conformité avec toutes les exigences légales. 
Remarque 
Faut-il s’assurer en tant qu’employeur ? L’assurance responsabilité civile employeur est obligatoire pour certaines professions. Elle protège les entreprises contre les conséquences financières d’un dommage corporel ou incorporel. 

Quelles sanctions pour un employeur en cas de non-respect des règles d’embauche ?

Le non-respect des obligations et formalités d’embauche peuvent entraîner des sanctions diverses : amendes administratives ou pénales, voire peines d’emprisonnement pour les plus graves.

Oublier de déclarer une embauche expose l'employeur à une amende pouvant atteindre 300 fois le montant horaire du minimum garanti. A cela s'ajoute la régularisation des cotisations sociales auprès de l’Urssaf. 

Entrepreneur et salarié : comment constituer une bonne équipe ? 

Diriger une entreprise et manager un salarié sont deux activités très différentes. Au quotidien, l'entrepreneur n'est plus seul même s'il continue de prendre l'essentiel des décisions. 

Pour bien gérer ce binôme, mieux vaut impliquer ce nouveau collaborateur dans les décisions stratégiques : en expliquant ses choix et ses objectifs de façon claire, et en le faisant participer financièrement aux bons résultats de l'entreprise. 

Ce recrutement est également l’occasion de réfléchir à sa démarche de Qualité de vie au travail (QVT). Se préoccuper de la santé et du bien-être de ses salariés assure aussi un travail en bonne intelligence et une fidélité à l’entreprise. 

Remarque
Pour les prochains recrutements, ce premier salarié pourra prendre en charge l'intégration des nouvelles recrues. Il est donc essentiel de s'assurer que la personne recrutée est en phase avec l'entreprise et ses missions, et pourra relayer la vision de l'entrepreneur quand les équipes seront amenées à s'agrandir. 

Si l'entreprise atteint une phase de croissance durable, il sera important d'investir dans des ressources dites support, et notamment la gestion des ressources humaines. Les obligations juridiques augmentent en fonction de l’effectif des entreprises par palier (11 salariés, 50 salariés, 250 salariés, etc.).