Comment bien gérer sa facturation client en tant que profession libérale ?

Les fondamentaux de la facturation client

La facture (appelée aussi note d’honoraires) est un document clé résumant une transaction commerciale entre un professionnel et son client. 
Elle remplit plusieurs fonctions :
●    Formaliser la relation commerciale avec le client, en détaillant la prestation, le tarif, les conditions de paiement.
●    Sécuriser les revenus du professionnel en constituant un justificatif.
●    Respecter les obligations légales de comptabilité comme de fiscalité.
●    Assurer un suivi efficace de l’activité.

Système de numérotation des factures

Chaque facture possède un numéro unique. Elles doivent former une suite continue, de manière chronologique, sans rupture dans le temps.

H3 : Types de factures
Il existe différentes sortes de factures :
●    La facture d’acompte ou paiement anticipé, émise en amont de toute prestation.
●    La facture de solde, éditée après la facture d’acompte une fois la prestation réalisée. Elle concerne le restant dû.
●    La facture d’avoir, pour annuler, rembourser ou rectifier une facture.
●    La facture de clôture finalise le contrat, elle met un terme aux services.

Mentions légales obligatoires

Un certain nombre de mentions légales² doivent obligatoirement figurer sur une facture :
●    Le numéro, la date de l’émission de la facture.
●    La date de la prestation.
●    L’identité du professionnel : nom, prénom, EI (pour un Entrepreneur Individuel), dénomination sociale complète.
●    L’identité du client.
●    Le numéro du bon de commande, s’il a été émis.
●    La désignation de la prestation.
●    Le décompte détaillé de toute prestation : quantité, prix unitaire et total.
●    La majoration (transport, emballage) ou la réduction de prix.
●    Le taux de TVA applicable, le montant correspondant à chaque partie de la prestation.
●    La mention adéquate si TVA non applicable.
●    La somme totale à payer HT et TTC.
●    Les modalités de paiement et les pénalités de retard.

Bon à savoir : Prenez le temps de vérifier votre facture

Toute donnée manquante ou inexacte expose à une amende fiscale de 15 euros minimum.

Délais d’émission d’une facture 

Ils sont identiques pour toutes les factures :
●    Le 15 du mois suivant, pour les prestations de services assujetties à la TVA et non exonérées.
●    À la fin du mois en cours, pour la facturation de plusieurs prestations avec TVA.
●    Dès la fin de la prestation pour les autres cas.

TVA et cas particuliers

Un professionnel libéral facture la TVA selon les taux en vigueur appliqués à son activité.
S’il est exonéré, la mention « TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI »³ doit être spécifiée sur la facture. C’est le cas pour le statut de microentreprise, par exemple.
Dans le cas d’un client européen, même si le professionnel n’est pas assujetti à la TVA, il doit inscrire sur la facture la TVA intracommunautaire (TVIC).

Focus sur la facturation électronique

Devant l’évolution constante de la réglementation en matière de facturation, les professionnels libéraux ont intérêt à se tenir informés pour éviter toute transgression.

L’e-facturation

Les factures électroniques se généralisent en France comme dans les pays européens. Elles deviennent progressivement obligatoires à compter du 1ᵉʳ septembre 2026.
Visant à dématérialiser les factures en les émettant ou en les transmettant sous forme numérique, ce système présente de nombreux avantages :
●    Gain de temps, de productivité en éliminant les tâches manuelles liées à l’impression, à l’envoi, à l’archivage.
●    Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement, de stockage.
●    Sécurité renforcée : moins d’erreurs de saisie, fraudes limitées.
●    Amélioration de la gestion de la trésorerie, avec un suivi automatisé des relances.
●    Traitement plus rapide du paiement.

Différentes solutions pour adopter l’e-facturation

Une facture éditée sur un logiciel commun de bureautique, envoyée via une messagerie internet, ne constitue en aucun cas une facture électronique !
Il convient d’utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro. Sous format digital standardisé, l’e-facture facilite le traitement des données. 
Pour les micro entrepreneurs, l’obligation d’utiliser ce système entrera en vigueur à partir du 1ᵉʳ septembre 2027. 

Sanctions en cas de non-conformité à la réglementation de la facturation

Le non-respect des obligations peut entraîner des sanctions administratives, variables suivant la gravité de l’infraction⁴ :
●    Amendes pouvant aller jusqu’à 75 000 euros pour une entreprise individuelle, ou 375 000 euros pour une société. 
●    Diverses sanctions pénales.
En cas de contrôle fiscal, tout professionnel est dans l’obligation de présenter la totalité des factures émises, sous format papier ou numérique. Elles doivent être conservées sur une durée de 10 ans.

Conseils pratiques pour une gestion efficace de la facturation client

Des erreurs dans la gestion des factures peuvent entraîner des problèmes fiscaux importants. 
Voici quelques conseils pratiques  :
●    Vérifier l’exactitude des diverses informations notées sur les factures.
●    Respecter et suivre les délais de paiement comme les échéances.
●    Sécuriser le système de stockage comme d’archivage, pour éviter toute perte.
●    Conserver les factures dans leur durée légale.

Depuis 2018, la loi oblige les entreprises assujetties à la TVA à l’utilisation d’un logiciel agréé antifraude.
Pour les professionnels libéraux dispensés de TVA, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation, pour une gestion simplifiée, automatisée, plus fiable.

Certaines mesures permettent de contrer les éventuels problèmes de retard de paiement : 
●    Mettre en place une politique de paiement ferme pour anticiper les impayés.
●    Envisager des méthodes juridiques de réclamation de la dette.

Les 3 points à retenir :
●    Il existe différentes sortes de factures : acomptes, solde, avoir, clôture…
●    Chaque facture doit avoir un numéro unique.
●    Elle doit contenir plusieurs mentions légales obligatoires.

^{1 LES PROFESSIONS LIBÉRALES, PROFESSIONS LIBÉRALES RÉGLEMENTÉES ET PROFESSIONS RÉGLEMENTÉES
2 MENTIONS OBLIGATOIRES SUR UNE FACTURE
3 FRANCHISE EN BASE DE TVA
4 TOUT SAVOIR SUR LA FACTURATION}

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