Organiser un webinaire : comment planifier, promouvoir et animer avec succès ?

Quelles sont les caractéristiques d’un webinaire ?

Webinaire est la contraction de web et séminaire. On parle également de webinar. Un webinaire est une conférence qui se déroule en ligne : l’organisateur et les participants sont réunis dans une salle de conférence virtuelle. Le webinaire est organisé par un chef d’entreprise pour présenter un produit, échanger sur un sujet ou partager une expertise.

Il se distingue d’autres formats en ligne tels que la visioconférence, le tutoriel vidéo ou encore la formation à distance. Le webinaire se caractérise par :

• L’interactivité. Chat, questions-réponses, sondages, fonction « Lever la main » émojis… Les participants peuvent réagir et interagir avec le conférencier.
• L’impact commercial. Il ne s’agit pas de faire la publicité des produits ou des services de l’entreprise. L’objet d’un webinaire est de fournir de l’information, gratuitement, pour se positionner comme expert d’un sujet. En conséquence, l’entreprise gagne en crédibilité et la confiance du public augmente. Indirectement, le webinaire joue donc un rôle promotionnel : l’entrepreneur lève les doutes, pour convertir les prospects en clients.
• Le nombre élevé de participants. Les plateformes de webinaires sont conçues pour accueillir un nombre illimité de participants. Les participants, en outre, peuvent se connecter quel que soit leur pays de résidence. Le webinaire, enfin, est accessible depuis divers terminaux : ordinateur, smartphone et tablette. Les plateformes facilitent la participation : le chef d’entreprise peut attirer une audience nombreuse.
• La pérennité. Le webinaire se déroule a priori en direct. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez interagir plus efficacement avec les inscrits. La participation en temps réel favorise la concentration et l’intérêt de l’audience. La conférence en ligne peut être enregistrée. De cette façon, les participants ont la possibilité de revoir la vidéo, et les absents peuvent assister au webinaire en rediffusion.

Pourquoi organiser des webinaires ?

Voici 4 bonnes raisons de vous lancer dans la préparation de webinaires.

1# Entrez en contact direct avec votre audience

Le webinaire vous permet de rencontrer virtuellement vos prospects et vos clients. C’est une bonne manière de créer le lien : votre audience vous voit et vous entend, la relation devient plus personnalisée. Le webinaire, à cet égard, offre deux avantages notables :
•    Il favorise l’attachement à votre marque.
•    Pendant votre intervention, vous collectez des réactions de votre public grâce aux fonctionnalités d’interactivité de la plateforme. Analyser ces réactions, a posteriori, aide à approfondir votre connaissance client et à améliorer votre offre commerciale.

2# Offrez du contenu premium

Bien que le webinaire joue en fin de compte un rôle promotionnel, sa visée est avant tout informative. Les participants considèrent le webinaire comme un service rendu par votre entreprise : vous prenez le temps de fournir des explications à propos d’un produit, des conseils à appliquer dans leur métier, des résultats d’enquête qui intéressent leur profession… Vous proposez du contenu premium, et gratuit.

Offrir du contenu premium lors de votre évènement en ligne procure deux avantages :
•    Vous démontrez votre expertise, pour faire autorité sur votre secteur d’activité. Votre notoriété se renforce.
•    Vous offrez quelque chose : votre taux de satisfaction client augmente.

3# Communiquez à moindres frais

Pour réussir un webinaire, il faut réaliser un travail de préparation important. Vous déployez des efforts intellectuels, et vous consacrez du temps en amont. Sur le plan financier, toutefois, le webinaire est une alternative économique à d’autres supports de communication coûteux. En comparaison avec la publicité sur les réseaux sociaux ou les campagnes Google Ads, par exemple, organiser une conférence en ligne est moins cher.

Cet avantage économique motive de nombreux entrepreneurs à utiliser le webinaire comme support marketing à leurs débuts, quand les moyens financiers sont limités. L’évènement est perçu dans ce contexte comme un procédé de growth hacking.

4# Générez et convertissez des leads

Déjà clients ou encore prospects : les participants au webinaire ont délibérément choisi d’y assister, ils sont donc parfaitement réceptifs et concentrés sur votre intervention. À cette occasion, vous avez préparé un discours qui démontre votre expertise, ainsi que les atouts de votre offre commerciale. Le webinaire permet de lever les derniers doutes, pour convaincre et convertir.

Les webinaires offrent également la possibilité de générer des leads. Vous pouvez en effet diffuser massivement les informations relatives à votre évènement. Vous avez aussi intérêt à mettre un formulaire d’inscription en ligne à libre disposition. Intégrer la promotion du webinaire dans votre stratégie marketing, et notamment dans votre stratégie social media, permet de générer des leads à un stade de maturité précoce.

Quelles sont les étapes d’organisation d’un webinaire ?

1# Choisissez un sujet qui intéresse l’audience

Réunir un grand nombre de participants rétribue vos efforts de préparation du webinaire. À cet effet, il est important de choisir un sujet qui intéresse un maximum de vos contacts et une large proportion de votre cible. Pour déterminer le sujet, analysez finement vos cibles. Pour vous aider :

•    Observez les réactions, les commentaires et les partages sur vos réseaux sociaux. Si une publication a un succès particulier, par exemple, vous pouvez lui consacrer un webinaire.
•    Consultez les requêtes fréquentes auprès de votre service client. Lorsqu’une problématique est récurrente, notamment, vous pouvez en faire un sujet.
•    Interrogez directement votre audience, via un sondage ou un questionnaire en ligne.

2# Créez un contenu engageant

Le webinaire remplit ses objectifs à condition de maintenir l’intérêt du public pendant toute la durée de l’évènement. Vous préparez scrupuleusement votre intervention à cet effet. Voici de bonnes pratiques pour engager votre audience :

•    Veillez à structurer votre présentation avec beaucoup de pédagogie. Gardez en tête que contrairement à vous, les participants n’ont pas l’expertise. Illustrer vos propos avec des exemples concrets facilite la compréhension.
•    Attention à prendre vos informations auprès de sources fiables, pour ne pas risquer votre crédibilité.
•    Donnez des informations exclusives, pour que votre webinaire ait une véritable valeur ajoutée.
•    Quels que soient votre aisance à l’oral et votre charisme, il est recommandé d’agrémenter votre discours d’éléments visuels. Diapositives, tableaux statistiques et vidéos, par exemple, contribuent à maintenir l’audience captive.
•    Utilisez les fonctionnalités d’interactivité de votre plateforme pour favoriser l’échange et pour rythmer les débats. N’hésitez pas en outre à teinter votre discours d’émotion et à avoir un visage expressif. Votre intervention, ainsi, semble plus personnalisée.
•    Sollicitez des intervenants, pour animer le webinaire et pour appuyer vos propos. Idéalement, vous conviez des personnalités influentes dans le domaine d’activité de vos prospects.

3# Sélectionnez une plateforme de webinaire

Zoom, Cisco WebEx, Livestorm ou encore GoTo Webinar : l’offre de plateformes de webinaires est fournie. Pour choisir la meilleure plateforme de webinaire pour votre entreprise :

•    Comparez les prix, en fonction de votre usage. Certaines plateformes sont gratuites pour un nombre de participants limité et une utilisation occasionnelle. Cela peut vous convenir pour organiser exceptionnellement un webinaire, à destination d’une audience restreinte.
•    Faites un essai ou demandez une démonstration. L’essai et la démonstration sont gratuits. L’un ou l’autre permettent de vous rendre compte de la facilité d’utilisation de la plateforme. Vous pouvez en outre vérifier que toutes les fonctionnalités de webinaire dont vous avez besoin sont accessibles.
•    Consultez les avis clients.

4# Programmez le webinaire

Votre webinaire sera disponible en rediffusion. Le direct, toutefois, est plus efficace pour créer le lien et interagir. Vous devez à cet effet déterminer une date et une heure stratégique, qui peut réunir un nombre maximum de participants. Pour programmer le webinaire au moment le plus opportun, analysez les habitudes et les préférences de votre audience cible.

A noter : Si vous ciblez une audience internationale, tenez compte des fuseaux horaires au moment de décider l’heure du direct.

5# Préparez l’intervention

Si vous n’êtes pas encore aguerri à l’exercice, il est judicieux de vous entraîner à animer le webinaire. Concrètement : vous vous filmez en train de répéter votre intervention. Observez et évaluez notamment votre gestuelle et votre élocution. Pour un avis objectif, n’hésitez pas à solliciter un associé ou un collaborateur.

Cet entraînement est également l’occasion de vous chronométrer, pour indiquer aux participants la durée du webinaire. Vous pouvez leur fournir un conducteur, c’est-à-dire un déroulé du webinaire avec les temps prévus pour chaque point traité, qui parle à quel moment, etc.

Pour assurer le bon déroulement de la conférence, quelques vérifications s’imposent juste avant le début du webinaire. Vous vérifiez notamment le matériel technique – caméra, micro et éclairage – et vous testez la connexion ainsi que le son.

Comment promouvoir votre webinaire ?

Pour promouvoir votre webinaire, il faut d’abord créer un visuel qui capte l’attention de votre audience, et qui fournit les informations pratiques indispensables. Vous pouvez ensuite diffuser ce visuel via tous vos outils de communication.

• Sur les réseaux sociaux : consacrez plusieurs publications à votre annonce – une publication par semaine un mois avant annonçant le sujet, les invités, les modalités d’inscription et une publication par jour la semaine du webinaire rappelant le lien pour se connecter le jour J, par exemple. Vous pouvez en outre allouer du budget marketing pour faire de la publicité sur vos réseaux sociaux. C’est un bon moyen de générer des leads.
• Sur votre site web : créez une page dédiée, pour préciser des détails et présenter des arguments en faveur de votre webinaire. Vous insérez sur cette page un formulaire d’inscription. Pour agrémenter la page, vous pouvez également intégrer une vidéo de présentation attractive.
• Par e-mail : envoyez des invitations personnalisées à votre liste de diffusion. L’e-mail peut rediriger les destinataires vers la page web du webinaire. Pour faciliter la participation, les invités doivent pouvoir répondre présent en cliquant simplement sur un bouton, directement dans le corps de l’e-mail. Une heure avant le démarrage du webinaire, renvoyez un e-mail avec le lien pour se connecter. Cet envoi sert de rappel et facilite la connexion des inscrits. Ces derniers n’auront pas à rechercher le bon message pour se connecter. 

Après le webinaire, pensez à envoyer un e-mail de remerciement aux participants avec un lien pour accéder au replay ou à un article de votre site ou à de la documentation. Ensuite, vous pouvez analyser les taux de participation et d’engagement, pour identifier les points à améliorer dans le futur.