Gérer une entreprise au quotidien, un vrai challenge

« Le bonheur, c'est tout ce qui arrive entre deux emmerdements. » Lorsqu'il parle de son parcours de créateur d'entreprise, Julien Hody ne mâche pas ses mots. Ce dirigeant de trente-sept ans, cofondateur avec sa soeur Anaïs Hody de la société Le Chef en box, qui propose des box, cours de pâtisseries et des formations en ligne, a publié en avril 2023 un ouvrage sur le sujet « Mémoires d' entrepreneur  : évitez les embûches de l'entrepreneuriat » pour partager ses expériences, ses réussites et ses échecs.

Cet entrepreneur acharné a un parcours un peu atypique. Après des études d'ingénieur et un DUT dans le packaging, il a créé en 2012 une première société, un logiciel en ligne afin de faciliter le travail d'équipe, avec deux associés . « On commençait tout juste à parler de « start-up nation ». Il n'y avait à l'époque pas d'innovation d'usage, pas encore le statut d'étudiant entrepreneur », se souvient Julien Hody. Après cinq ans de dur labeur, les associés ont dû se résoudre à jeter l'éponge. « C'est vraiment là que j'ai découvert l'entrepreneuriat. Tu peux créer une SARL ou une SAS avec 1 euro, mais ça ne reflète pas ce que coûte une société », confie-t-il.

Le stress du compte en banque vide

Il a, à chaque aventure entrepreneuriale, lui aussi vécu le stress du compte en banque vide et de la fin de mois qui approche. Le régime pommes de terre, pâtes et gruyère pendant deux ans. Entre les frais liés à l'immatriculation d'une société au RCS, le dépôt de marque à l'INPI, la rédaction des statuts, la rédaction des conditions générales de vente, la charte graphique, la création d'un site Web, le dirigeant a déboursé avec ses associés pas loin de 15.000 euros au démarrage.

« On ne nous explique pas qu'il faut regarder et ne pas négliger le choix de la convention collective, qui définit un certain nombre de droits, individuels et collectifs des salariés. Quand tu as fait ton choix, il faut l'assumer ou le changer, et accepter dans ce cas de rentrer dans des procédures longues », explique Julien Hody, qui reste convaincu que la meilleure méthode est de faire appel à un avocat d'affaires qui va pouvoir anticiper certains problèmes.

Gestion administrative et comptable au cordeau

L'administratif, « un point qu'il faut prendre tout de suite au sérieux », fait aussi partie du quotidien du dirigeant. Pour ne pas se laisser déborder, Julien Hody a acquis plusieurs automatismes. Dès qu'une facture arrive par mail ou que tout autre justificatif est mis à disposition sur une plateforme, il les télécharge et les classifie immédiatement. « Récupérer une année de factures pour faire son bilan, ou trois ans de paperasse en urgence, en l'occurrence de déclaration de TVA , pour un contrôle fiscal, c'est pas joyeux joyeux », raconte l'entrepreneur, qui s'oblige à faire un point avec son comptable tous les six mois.

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Lorsqu'un courrier arrive dans la boîte aux lettres, il a également pris l'habitude de l'ouvrir dans les minutes qui suivent. Il n'y a, par ailleurs, guère plus « administratif et chronophage » que de réaliser la mise en conformité RGPD pour son entreprise, selon lui. Une étape qui reste pourtant essentielle. « C'est long, mais pas forcément difficile, estime le dirigeant. Cela permet d'organiser sa gestion des données personnelles. C'est plutôt intéressant pour connaître tout ce que vous récoltez comme infos, et cela vous donnera peut-être des idées pour les utiliser afin de booster votre communication et votre chiffre d'affaires ».

La gestion comptable constitue aussi l'un des piliers qui fait tourner une entreprise. Savoir gérer l'administratif et la comptabilité permet d'anticiper les désagréments, d'éviter les refus de son banquier en anticipant un trou de trésorerie ponctuel ou un mouvement d'argent important. Les postes clients et fournisseurs doivent être surveillés, tout comme les délais de règlement accordés. Plus ils sont longs, plus ils auront une incidence sur la trésorerie. « Il faut apprendre à gérer l'argent, car il est votre liberté d'entreprendre, de pivoter, de vous adapter et de prendre des risques », conseille Julien Hody, qui s'appuie sur un fichier Excel pour avoir une vision précise de l'état de sa trésorerie, savoir qui il doit faire payer, quand et combien.

Bien s'entourer et dédramatiser

Pour prendre des décisions éclairées, Julien Hody, qui, comme tout entrepreneur, a toujours été au four et au moulin, s'est associé en 2015 avec sa soeur. « La vie d'associés, c'est un peu comme une vie de couple. Il y a des désaccords et c'est parfaitement normal », explique-t-il. Pour apprendre à gérer des mésententes, Julien Hody a appris à beaucoup communiquer et à dépassionner les débats.

« Quand vous parlez de l'entreprise entre vous, oubliez vos liens personnels. Vous parlez boulot, pas du prochain barbecue pour savoir qui apporte les chipos et le rosé ! Donc on ne prend rien personnellement et quand on critique on le fait de manière constructive et surtout avec des preuves concrètes (des chiffres, des dates, des mails…) pour proposer des pistes de réflexion », ajoute-t-il. Une règle qui l'applique également avec ses salariés. Toujours désamorcer le plus tôt possible les situations de crispation. « L'entrepreneuriat est une aventure incroyable dans laquelle tu apprends des montagnes de choses, et qui va demander beaucoup de sacrifices et de travail. Je n'ai jamais compté mes heures », résume Julien Hody.

Par Mallory Lalanne - Les Echos entrepreneurs. Publié le 4 septembre 2023