Appel d’offres : comment s’organiser pour y participer ?

Qui peut répondre à un appel d’offres ?

Aucune entreprise n’est exclue des procédures d’appels d’offres. En pratique néanmoins, en tant qu’entrepreneur vous avez intérêt à sélectionner des appels d’offres adaptés à l’envergure de votre structure.

Appel d’offres public ou privé ?

Tel que défini et encadré par la loi, l’appel d’offre émane d’un acheteur public – une mairie par exemple – et concerne un marché d’une valeur supérieure à 40 000 €.

En pratique, des entreprises privées ont également recours à une procédure d’appel d’offres pour certains de leurs projets. La procédure n’est pas encadrée, et les montants en jeu sont variables. Le principe est le suivant : 

1.    Une grande entreprise privée met en concurrence des entreprises qu’elle sélectionne elle-même, pour réaliser un projet d’envergure.
2.    Les entreprises candidates argumentent en leur faveur, selon les modalités fixées par l’acheteur privé – en règle générale, il s’agit de présenter un dossier et de faire un pitch à l’oral.
3.    L’acheteur privé choisit librement l’entreprise qui le convainc le mieux.

Participer à un appel d’offres privé est intéressant à divers égards :

•    La procédure est souple en comparaison avec l’appel d’offres public. Vous mobilisez du temps et de l’énergie pour y répondre, mais dans une limite raisonnable.
•    Les entreprises privées font des appels d’offres pour des projets d’envergure. Vous vous assurez un revenu conséquent.
•    Les critères de sélection sont libres. Avec un bon argumentaire, vous avez vos chances d’être choisi, quelle que soit l’ampleur de votre structure.

Appel d’offres : comment participer en tant que petite entreprise ?

Les TPE et les micro-entrepreneurs peuvent répondre à des appels d’offres. En pratique néanmoins, ces petites structures n’ont pas nécessairement le temps, les compétences et les effectifs suffisants pour participer. Une astuce facilite néanmoins leur participation : la réponse en groupe.

Concrètement :

1.    Vous avez identifié un appel d’offres, privé ou public, qui vous intéresse mais pour lequel vous manquez de ressources.
2.    Vous vous rapprochez d’une entreprise concurrente ou complémentaire, pour associer vos ressources le temps du projet.
3.    Vous candidatez à plusieurs. Pour l’acheteur, c’est l’assurance d’une prestation clé en main, peu importe la manière dont vous partagez les tâches. Pour vous, c’est un bon moyen d’accéder aux appels d’offres quelle que soit l’envergure de votre structure.

Appel d’offres ou consultation ?

En tant que dirigeant de TPE ou micro-entrepreneur, la pratique vous recommande de cibler les appels d’offres privés ou de vous associer à plusieurs le temps du projet. Une autre alternative existe : la consultation.

La consultation est une procédure allégée et accélérée, pour des marchés publics d’une valeur inférieure à 40 000 €. L’acheteur briefe les candidats sur son besoin, sans formalisme strict. La consultation vous permet d’accéder à des commandes intéressantes, à moindres investissements en temps et en effort.

Quand l’appel d’offres émane d’un acheteur public, et que le montant en jeu dépasse 40 000 €, la procédure est strictement encadrée par la loi.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres pour un marché public ?

L’appel d’offres pour un marché public de plus de 40 000 € se fonde sur le principe de libre accès à la commande publique : l’appel d’offres est rendu public, toutes les entreprises sont autorisées à soumettre leur candidature, les critères de sélection sont transparents et objectifs.

Fonctionnement et principes

Un appel d’offres pour un marché public est une procédure encadrée par un formalisme strict.

1.    Un « acheteur public » décrit son besoin via un avis d’appel public à la concurrence (AAPC). L’acheteur public peut être une collectivité locale ou territoriale, mais aussi un établissement public ou un organisme investi d’une mission d’intérêt général.

2.    Les entreprises intéressées et capables de répondre au besoin envoient spontanément leur dossier de candidature, dans les conditions précisées dans l’AAPC.

3.    L’organisme public choisit l’entreprise qui propose « l’offre économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats », conformément à l’article L2124-2 du Code de la commande publique.

La procédure de l’appel d’offres est obligatoire quand la valeur estimée de la commande publique est supérieure à 40 000 € HT – 100 000 € pour des produits ou services innovants. Cette procédure garantit le principe de libre accès aux marchés publics. L’appel d’offres en effet fait alors l’objet d’une publicité, et les critères de sélection sont listés de manière transparente. Ainsi, toutes les entreprises privées ont une chance de remporter le marché.

Contexte et opportunités

Les appels d’offres sont passés dans le cadre de trois types de projets d’envergure.

•    Les marchés publics de travaux, quand une commune ou un département envisage des travaux sur la voirie par exemple.
•    Les marchés publics de fournitures, quand un hôpital commande de nouveaux équipements par exemple.
•    Les marchés publics de services, quand une université a besoin de mettre à jour son système informatique par exemple.

Vous avez une entreprise de travaux de voirie, un cabinet d’architectes ? Vous êtes prestataire de services digitaux ou une agence d’évènementiel ou encore un cabinet d’avocats ? En tant qu’entreprise privée vous pouvez avoir intérêt, à deux égards, à remporter un marché public.

•    Les montants en jeu sont conséquents : 40 000 € HT minimum. L’entreprise sélectionnée s’assure ainsi un chiffre d’affaires important, pour atteindre plus facilement ses objectifs.

•    L’entreprise qui gagne un marché assoit son autorité sur son secteur d’activité. C’est un gage de confiance pour les clients, et des opportunités d’affaires supplémentaires à terme.

4 étapes clés pour participer à un appel d’offres

#1 Trouver les appels d’offres

Les appels d’offres pour un marché public, par définition, sont publics, afin que toute entreprise puisse accéder à l’information pour candidater.

 La forme et les supports de l’appel d’offres

•    La publication prend la forme d’un avis d’appel public à la concurrence (AAPC), également appelé « avis de marché » ou « avis d’appel d’offres ».

•    La publicité est assurée sur divers supports dématérialisés, en fonction du montant du marché public. En-dessous de 90 000 €, l’acheteur public choisit librement le support de publicité. Au-delà de 90 000 €, l’AAPC est obligatoirement publié au Bulletin Officiel des Annonces des Marches Publics (BOAMP) ou dans un journal d’annonces légales.

Pour trouver des appels d’offres, vous devez donc consulter régulièrement les différents sites d’AAPC. Outre le BOAMP et les journaux d’annonces légales, les acheteurs publics utilisent la presse régionale et la presse spécialisée, ainsi que le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE).

Les méthodes pour trouver des appels d’offres

Concrètement, les entreprises utilisent deux méthodes alternatives pour trouver des appels d’offres intéressantes à reprendre dans vos pratiques.

•    Des plateformes de consultation d’appels d’offres jouent le rôle d’agrégateurs : elles répertorient et centralisent les AAPC. Pour s’assurer de repérer à temps un appel d’offres pertinent, l’entreprise peut ainsi mettre en place sur ces plateformes un système de veille en ligne. Des alertes lui notifient en temps réel les appels d’offres nouvellement publiés, dès qu’ils remplissent les critères requis.

•    Les entreprises peuvent déléguer la tâche : elles font appel à des prestataires spécialisés dans la gestion d’appels d’offres. Ces professionnels proposent, moyennant rémunération, un accompagnement tout au long de la procédure d’appel d’offres, dès l’identification des marchés et jusqu’à la constitution du dossier de candidature.

En tout état de cause, il est judicieux de vous fier à votre réseau professionnel, et de vous faire connaître des acheteurs publics. L’entreprise qui communique sur son ambition de candidater à des marchés publics, en effet, reçoit vraisemblablement la primeur de l’information.

#2 Évaluer la pertinence d’un appel d’offres

Les montants en jeu dans la cadre d’un appel d’offres sont particulièrement attractifs. Une entreprise peut donc être tentée de candidater dès lors que son domaine d’activité correspond au besoin de l’acheteur public. Il faut néanmoins être attentif aux détails de la commande publique. À cet effet, vous baser uniquement sur les informations communiquées dans l’avis d’appel d’offres ne suffit pas. Vous devez prendre préalablement connaissance du Règlement de la Consultation – RC – et du Dossier de Consultation des Entreprises – DCE.

RC et DCE : ces documents fournis par l’acheteur public détaillent avec précision le besoin de l’acheteur public, le cahier des charges technique du projet ainsi que les modalités pratiques de la candidature.

Les points d’attention spécifiques

Il faut bien entendu vérifier la compatibilité du besoin de l’acheteur public avec les compétences de votre entreprise. Il faut également être particulièrement attentif aux 3 éléments suivants :

•    La capacité de votre entreprise à assumer la mission. Votre entreprise doit disposer des ressources humaines suffisantes, et des équipements et des outils appropriés. Elle doit en outre être en mesure de respecter les délais imposés.

•    La rentabilité du projet. Le règlement de la consultation peut indiquer le budget maximum alloué au projet. Sur cette base, votre entreprise doit faire un prévisionnel pour évaluer sa rentabilité. Si vous devez sous-traiter certaines tâches, par exemple, le marché n’est peut-être pas rentable.

•    La durée du marché et l’investissement qu’il représente en temps de travail. Un marché public qui mobilise toute l’entreprise pendant une longue durée, par exemple, n’est pas nécessairement intéressant. Le temps consacré au marché en effet risque de vous faire perdre d’autres opportunités d’affaires avec des clients privés.

L’analyse des documents communiqués par l’acheteur public dans le cadre de l’appel d’offres est un travail préalable essentiel. Monter un dossier solide en réponse à un appel d’offres, en effet, prend du temps.

#3 Organiser une équipe de réponse à l’appel d’offres

Répondre à un appel d’offres est une procédure relativement complexe, qui nécessite de :

•    Respecter les modalités de la réponse, telles qu’imposées par le règlement de la consultation.
•    Réunir les documents légaux et administratifs requis par l’acheteur public.
•    Argumenter en faveur de votre entreprise, pour augmenter vos chances d’être la structure choisie.
•    Respecter les délais de soumission du dossier de candidature. Compter 30 jours minimum à compter de la publication de l’avis d’appel d’offres.
•    Être réactif pour répondre aux demandes d’informations supplémentaires éventuellement formulées par l’acheteur public.

Cela nécessite une organisation rigoureuse en interne. Tous les collaborateurs de l’entreprise, ne peuvent être mobilisés sur cet exercice. Chaque collaborateur mobilisé, en outre, doit avoir un rôle déterminé, et collaborer efficacement avec les autres. À cet effet, il vous faut créer une équipe dédiée, concentrée sur la tâche pendant toute la procédure de réponse à l’appel d’offres.

Dans le cadre d’un marché d’envergure, si votre entreprise ne dispose pas seule des ressources nécessaires, vous pouvez envisager de co-traiter le projet.

Envisager une réponse en groupement

Aucune entreprise n’est exclue des marchés publics. Les TPE, et même les micro-entreprises, peuvent candidater favorablement en cas d’allotissement. L’allotissement consiste pour un acheteur public à diviser sa commande en plusieurs lots. Une petite structure peut accéder au marché ainsi décomposé.

Une alternative ouvre les marchés publics aux petites structures : la réponse en groupement. Le principe ? Plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens humains, matériels, techniques et financiers, pour accéder à la commande publique. On parle de co-traitance, ou de groupement momentané d’entreprises (GME).

Pour répondre à un appel d’offres en groupement d’entreprises, il vous suffit de le notifier dans le formulaire dédié au dossier de candidature.

#4 Répondre à l’appel d’offres

Le règlement de consultation précise les modalités de la réponse. En règle générale, les entreprises candidates peuvent répondre à l’appel d’offres selon deux procédures distinctes :

•    Le formulaire DUME (Document unique de marché européen), qui simplifie la procédure de candidature. L’entreprise remplit ce document unique, et le transmet par voie dématérialisée.

•    La candidature standard. L’entreprise élabore elle-même son dossier de candidature. Elle joint notamment les formulaires de déclaration DC1 et DC2, une présentation de l’entreprise, un dossier de références et de certifications, une présentation des moyens de l’entreprise, une offre de prix ainsi que toute autre information nécessaire à appuyer la candidature.

Quelle que soit la procédure de réponse, les éléments du dossier servent d’une part à identifier juridiquement l’entreprise candidate, d’autre part à prouver qu’elle est la mieux capable de répondre au besoin de l’acheteur public. Il vous faut donc faire preuve de conviction, tout en restant réaliste.

7 conseils pour une réponse efficace

•    Analyser le RC et le DCE permet de comprendre les attentes de l’acheteur public dans le cadre de l’appel d’offres. Avec votre entreprise, vous pouvez alors mettre en avant vos atouts qui correspondent précisément à aux attentes exprimées.

•    Respecter scrupuleusement les modalités de réponse et structurer le dossier facilitent la lisibilité du dossier par l’acheteur public. Il est alors dans les meilleures conditions pour considérer la candidature.

•    Respecter les délais de soumission du dossier est une condition sine qua non pour participer à l’appel d’offres. Présenter des documents conformes et à jour, bien entendu, est également nécessaire pour éviter des allers-retours inutiles.

•    L’acheteur public veut se fier à un prestataire de confiance. Présenter l’historique de votre entreprise, les labels de qualité obtenus et tous autres gages de crédibilité rassure l’acheteur public.

•    Eu égard aux enjeux actuels, les marchés publics s’inscrivent nécessairement dans une démarche RSE. Prouver votre engagement sociétal aide à attirer plus facilement l’attention.

•    Budgétiser avec attention le projet est indispensable dans un enjeu de rentabilité. L’entreprise fait une proposition de prix juste, dans la limite du budget maximum alloué par l’acheteur public. L’offre de prix doit être étayée par un prévisionnel.

•    Pour choisir l’entreprise, l’acheteur public se fonde sur des critères d’évaluation stricts. Consacrer une partie de votre dossier de candidature à argumenter sur ces critères d’évaluation est fondamental pour gagner des points.

Comment suivre son dossier de candidature ?

Une fois le délai de soumission des dossiers expiré, l’acheteur public étudie chaque candidature. Cette étape peut prendre plusieurs mois. Chaque candidat est informé des résultats à ce terme.

Voici 3 bonnes pratiques après avoir déposé votre dossier de candidature :

•    Rester alerte et réactif, pour répondre immédiatement aux éventuelles demandes complémentaires de l’acheteur public.
•    Ne pas hésiter à entrer en contact avec l’acheteur public, pour vous informer de l’avancement de l’examen des candidatures.
•    En cas de réponse défavorable, demander des explications pour comprendre les causes de l’échec et vous améliorer lors du prochain appel d’offres.